Zgodnie z wprowadzonymi w zeszłym roku zmianami, sprawozdania finansowe obecnie można przesłać do Krajowego Rejestru Sądowego wyłącznie drogą elektroniczną. Zasada ta dotyczy sprawozdań składanych za 2017 rok jak i sprawozdań zaległych za wcześniejsze lata obrotowe. W okresie od 15 marca 2018 roku do 30 września 2018 roku obowiązywał okres przejściowy, który pozwalał na sporządzenie sprawozdań w formie papierowej, a następnie przesłanie ich skanów w formie elektronicznej.
Jednak od dnia 1 października 2018 roku elektronizacja składania sprawozdań finansowych obowiązuje w pełni. Oznacza to, że sprawozdania od początku muszą zostać przygotowane w formie elektronicznej. Sporządzone e-sprawozdania należy podpisać za pomocą kwalifikowanego podpisu lub zaufanego profilu ePUAP. Sprawozdanie finansowe musi zostać wygenerowane zgodnie ze strukturą logiczną w formacie XSD, XML, która opublikowana została na stronie Ministerstwa Finansów. Po sporządzeniu sprawozdania finansowego, plik zapisany w formacie XSD lub XML zobowiązane są podpisać osoby reprezentujące podmiot zgodnie z zasadami reprezentacj. Podpis pliku możliwy jest wyłącznie za pośrednictwem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Tak podpisany plik ze sprawozdaniem finansowym należy przesłać za pośrednictwem platformy internetowej ekrs.pl prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości.
Te nowe rozwiązania stanowią pewien problem dla obcokrajowców, którzy jako zarząd są zobowiązani do podpisania sprawozdań finansowych. Osoba dokonująca zgłoszenia musi bowiem posiadać numer PESEL, który w chwili składania sprawozdania ujawniony jest w rejestrze KRS. Oznacza to, że na potrzeby dokonania zgłoszenia co najmniej jedna osoba uprawniona do tej czynności powinna wyposażyć się w kwalifikowany podpis elektroniczny bądź podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Problem taki istniał do końca marca 2019 r. Nowelizacja przepisów, która weszła w życie w dniu 1 kwietnia 2019 r. w pewien sposób rozwiązała ten problem. Obecnie zgłoszenia sprawozdania finansowego za pośrednictwem bezpłatnego systemu teleinformatycznego może dokonać w imieniu spółki adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, a także prokurent i przedstawiciel oddziału przedsiębiorcy zagranicznego.
Kilka tygodniu temu udało mi się zakończyć podział spółki z ograniczoną odpowiedzialnością polegający na podziale spółki na dwie nowe spółki. Procedura podziałowa nie jest bardzo skomplikowana, natomiast w praktyce jest kilka momentów kluczowych, o których trzeba było pamiętać.
Po pierwsze, to precyzyjne przygotowanie załączników do planu podziału, tak aby wszystkie składniki majątku zostały podzielone, zresztą dotyczy to również zobowiązań. Jeśli bowiem jakieś składniki zostaną pominięte w ramach planu podziału, to stają się współwłasnością w częściach ułamkowych obu spółek.
Dokładne elementy planu podziału określa art. 534 KSH, zgodnie z którym, plan podziału powinien zawierać co najmniej:
1) typ, firmę i siedzibę każdej ze spółek uczestniczących w podziale;
2) stosunek wymiany udziałów lub akcji spółki dzielonej na udziały lub akcje spółek przejmujących bądź spółek nowo zawiązanych i wysokość ewentualnych dopłat;
3) zasady dotyczące przyznania udziałów lub akcji w spółkach przejmujących lub w spółkach nowo zawiązanych;
4) dzień, od którego udziały lub akcje wymienione w pkt 3 uprawniają do uczestnictwa w zysku poszczególnych spółek przejmujących bądź spółek nowo zawiązanych;
5) prawa przyznane przez spółki przejmujące lub spółki nowo zawiązane wspólnikom oraz osobom szczególnie uprawnionym w spółce dzielonej;
6) szczególne korzyści dla członków organów spółek, a także innych osób uczestniczących w podziale, jeżeli takie zostały przyznane;
7) dokładny opis i podział składników majątku (aktywów i pasywów) oraz zezwoleń, koncesji lub ulg przypadających spółkom przejmującym lub spółkom nowo zawiązanym;
8) podział między wspólników dzielonej spółki udziałów lub akcji spółek przejmujących lub spółek nowo zawiązanych oraz zasady podziału.
Nadto, do planu podziału należy dołączyć:
1) projekt uchwały o podziale;
2) projekt zmian umowy lub statutu spółki przejmującej lub projekt umowy lub statutu spółki nowo zawiązanej;
3) ustalenie wartości majątku spółki dzielonej na określony dzień w miesiącu poprzedzającym złożenie wniosku o ogłoszenie planu podziału;
4) oświadczenie zawierające informację o stanie księgowym spółki, sporządzoną dla celów podziału na dzień, o którym mowa w pkt 3, przy wykorzystaniu tych samych metod i w takim samym układzie jak ostatni bilans roczny.
Trochę tego sporo, ale tutaj jest dużo pracy głównie księgowej no i oczywiście prawnika 🙂
Po drugie, spółka to przecież żywy organizm i ciągle coś się w niej zmienia. Z tego względu, po ogłoszeniu planu podziału z uwagi na to, że musi być on opublikowany przez 6 tygodni, zachodzi potrzeba aktualizacji załączników. Z drugiej strony projekt planu podziału, który został ogłoszony nie może zasadniczo odbiegać od tego, co do którego ostatecznie podejmowana jest uchwała. Najlepiej więc w tym czasie powstrzymać się od gwałtownych ruchów związanych z nabywaniem nowych rzeczy do spółki, czy zaciąganiem jakiś znaczących zobowiązań. Także z tego względu, żeby nie było problemów z rozliczaniem takich składników, czy zobowiązań.
Potem jest drugi moment kluczowy, pomiędzy podjęciem uchwały, a rejestracją w KRS, kiedy są już w zasadzie wyodrębnione dwa organizmy, które muszą jednak w dalszym ciągu, do czasu rejestracji podziału działać jako jeden. Spółka dzielona bowiem dopiero z dniem rejestracji podziału ulega wykreśleniu z rejestru bez konieczności przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego. Całe szczęście, myśmy długo na rejestrację nie czekali, dzięki czemu problem rozliczania kosztów i wystawiania faktur za bardzo nas nie dotknął 🙂 Swoją drogą tak sobie myślę, że elektroniczne składanie sprawozdań finansowych trochę chyba odblokowało sądy, przynajmniej w tym okresie lipiec-sierpień, w przeciwnym razie, pewnie czekalibyśmy znacznie dłużej, biorąc pod uwagę fakt, że wniosek o rejestrację był składany w lipcu.
